Les charges locatives ou charges récupérables sont les dépenses liées à l’occupation d’un logement, réglées par le propriétaire mais remboursées mensuellement par le locataire sous forme d’une provision, ou parfois de forfait.
La régularisation des charges locataire a généralement lieu une fois par an.
Chez Revenus-Locatifs, nous connaissons bien ce sujet car nous assurons la gestion locative des logements de nos clients investisseurs. Estimation et régularisation des charges locatives font donc partie de nos missions.
Faisons ensemble le tour de la régularisation des charges locataire, délai, évaluation et autres choses à savoir.
Une location, qu’elle soit meublée ou vide, donne lieu au paiement d’une provision pour charges.
Avant de penser régularisation charges locataire, il faut déjà évaluer le montant de ces charges. Comme il ne peut pas être connu par anticipation, le locataire verse une provision pour charges, c’est pour cela qu’on parle de « loyer charges comprises ».
- S’il s’agit d’une maison, les factures de l’année précédente peuvent permettre de faire une estimation.
- S’il s’agit d’une copropriété, il faut s’adresser au syndic dont un des rôles est de déterminer les charges locatives prévisionnelles.
Ces charges locatives provisionnelles de copropriété sont payées au syndic par le propriétaire-bailleur, tous les trimestres.
- Il faut ensuite départager les charges locatives qui incombent au propriétaire bailleur et celles qui incombent au locataire (généralement précisées sur l’arrêté des comptes annuels du syndic).
En location meublée, pour les baux signés depuis le 27 mars 2014, le forfait pour charges représente une alternative à la provision pour charges : une somme fixe est inscrite dans le bail et ne connaît pas de variation quel que soit le montant réel des charges.
La question de la régularisation des charges locatives ne se pose donc pas dans ce cas.
Les modalités de fixation de ce forfait pour charges sont encadrées par la loi Alur.
Son montant «ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire ou, le cas échéant, le précédent locataire se serait acquitté ».
Régularisation charges locataire : les charges locatives récupérables auprès du locataire sont fixées par le décret n° 87-713.
Elles concernent :
- les ascenseurs et monte-charge
- l’eau froide, l’eau chaude et le chauffage collectif
- les installations individuelles,
- les parties communes intérieures
- les espaces extérieurs,
- les taxes et les redevances.*
Consulter la liste exhaustive en fin d’article.
Quand les charges sont réglées par le locataire sous forme de provision, le propriétaire ou le gestionnaire locatif procède à la régularisation des charges locatives chaque année.
Après avoir comparé le montant réel des charges et les provisions pour charges versées par le locataire, il lui adresse un décompte détaillé.
- Si le montant payé par le locataire est supérieur au montant réel, le propriétaire rembourse la différence.
- Si le montant payé par le locataire est inférieur au montant réel, le propriétaire lui adresse un rappel de charges correspondant à la différence, afin qu’il régularise sa situation.
Cet envoi doit être effectué au minimum un mois avant la date de régularisation.
Le bailleur doit tenir, pendant au moins six mois, à la disposition du locataire, les justificatifs de charges pour qu’il puisse les consulter.
Le bailleur dispose d’un délai de trois ans pour procéder à la régularisation des charges.
C’est également le délai dont bénéficie le locataire pour se faire rembourser en cas de trop versé.
- Si la régularisation des charges locatives intervient au-delà de la fin de l’année civile suivant la date d’exigibilité, le locataire est en droit de demander l’étalement du paiement sur 12 mois.
- Si le bailleur n’a pas la possibilité de calculer la régularisation des charges à la date de départ du locataire, il peut procéder à une retenue égale, au maximum, à 20% du dépôt de garantie, jusqu’à ce qu’il soit en mesure d’établir le décompte définitif.
- En cas de litige entre le locataire et le bailleur, sur la régularisation des charges locataire, ceux-ci peuvent saisir gratuitement la commission départementale de conciliation.
Liste exhaustive des charges récupérables auprès du locataire (Source Service-Public.fr)
• Ascenseurs et monte-charge :
- Électricité
- Exploitation de l'appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents)
- Fourniture de produits ou petits matériels d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine)
- Menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques) et des fusibles
• Eau froide, eau chaude et chauffage collectif :
- Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants
- Eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration
- Eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs
- Produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau
- Fourniture d'énergie quelle que soit sa nature
- Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée
- Réparation des fuites sur joints
• Installations individuelles :
- Chauffage et production d'eau chaude
- Distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau)
• Parties communes intérieures
- Électricité
- Fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection
- Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures
- Réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur
- Frais de personnel d'entretien
• Espaces extérieurs
Dépenses d’exploitation et d’entretien des éléments suivants :
- Voies de circulation
- Aires de stationnement
- Abords des espaces verts
- Équipements de jeux pour enfants
• Taxes et redevances
- Taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères
- Taxe de balayage
- Redevance assainissement
Dans le cas d'un logement social (exemple : HLM), cette liste peut être complétée par un accord collectif.
L’équipe Revenus-Locatifs.com est à votre disposition pour répondre à vos interrogations sur la régularisation des charges locatives et à toutes les questions concernant la gestion locative.
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